Privacy


Versie 1.0
Datum: 21/09/2023

 

1. Identiteit en contactgegevens van de verwerkingsverantwoordelijke

Deze Privacy Policy is van toepassing op alle persoonsgegevens die verwerkt worden door GREENHOUSE TALENT (voor België met maatschappelijke zetel te Lange Violettestraat 293, 9000 Gent, met ondernemingsnummer BTW BE 0864.597.622, voor Nederland met maatschappelijke zetel te Delpratsingel 1, 4811 Breda, met ondernemingsnummer NL02740074).

 

De Verwerkingsverantwoordelijken hechten veel belang aan uw privacy en verwerken uw persoonsgegevens dan ook conform de Europese Verordening 2016/679 van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens (hierna "GDPR”) alsook iedere toekomstige of aanvullende wetgeving in uitvoering daarvan, voor zover van toepassing.

 

Voor verdere vragen of opmerkingen in verband met de manier waarop wij omgaan met uw persoonsgegevens kan u ons steeds contacteren via [email protected].

 

Ook onze DPO te weten Mr. Franklin BV (www.misterfranklin.be/dpo) is via dezelfde contactgegevens bereikbaar (met vermelding van 'tav de DPO’).

 

 

2. Wat betekent "persoonsgegevens verwerken”?

Het verwerken van persoonsgegevens (hierna "gegevens”) omvat elke verwerking van gegevens die u als natuurlijke persoon kunnen identificeren. Over welke gegevens het gaat, leest u in deze Privacy Policy. Het begrip 'verwerken’ is zeer ruim en dekt onder andere het verzamelen, bewaren, gebruiken van uw gegevens, of het delen hiervan met derden.

 

 

3. Welke gegevens verwerken wij?

Hieronder verduidelijken wij welke gegevens wij van u kunnen verwerken. Afhankelijk van de concrete situatie, uw voorkeuren en de manier waarop u ons contacteert, verwerken wij niet alle onderstaande gegevens van u.

 

Bezoekers van onze events, concerten en festivals

Van bezoekers van onze events, concerten en festivals verwerken wij mogelijks volgende gegevens:

 

  • Naam, identificatiegegevens en contactgegevens (e-mail adres, telefoonnummer, woonplaats);
  • Ticketgegevens (gekochte ticket, plaats in de zaal);
  • Communicatiegegevens (in het kader van informatieverstrekking of after-sales service);
  • Persoonlijke kenmerken (geboortedatum, voorkeuren, gedrag- en aankoopgegevens op evenementen, reacties op onze website of sociale media kanalen);
  • Media (foto’s en video’s van evenementen);
  • Betalings- en factuurgegevens;
  • Bijzondere persoonsgegevens: in het geval dat je mindervalide bent willen we ervoor zorgen dat je eveneens kan genieten van een optimale ervaring op onze evenementen. Om te kunnen voldoen aan jouw toegankelijkheidsnoden, kan je op vrijwillige basis (mits jouw toestemming) je behoeften doorgeven zodat we hier rekening mee kunnen houden;
  • Gegevens van minderjarigen: Het is mogelijk dat gegevens van minderjarige deelnemers aan onze evenementen worden verwerkt.

 

Bezoekers website - webshop

Van de bezoekers op onze websites en webshops verwerken wij mogelijk onderstaande gegevens:

 

  • IP adres, apparaat gegevens;
  • Contactgegevens en gegevens ingegeven op onze contactpagina’s;
  • Bestelgegevens;
  • Betalingsgegevens en facturen;
  • Account gegevens;
  • Aftersale gegevens;
  • Analytische gegevens mits toestemming voor onze analytische cookies;
  • Persoonlijke voorkeuren, mits toestemming voor onze advertentiecookies;
  • Sociale media gegevens, mits toestemming voor onze social media cookies.

 

Marketingdoeleinden

 

Voor marketingdoeleinden verwerken wij mogelijks onderstaande gegevens:

 

  • Naam
  • Contactgegevens (e-mail, adres, telefoonnummer)
  • Persoonlijke voorkeuren

 

Zakenpartners - verwerkers

Van onze klanten en bezoekers van evenementen in de context van onze commerciële activiteiten, verwerken wij bijkomend mogelijk onderstaande gegevens:

 

  • Contactgegevens;
  • Communicatiegegevens;
  • Contracten, offertes;
  • Bestel en betalingsgegevens;
  • Aftersale gegevens;

 

Kandidaat-medewerkers

Van kandidaat-medewerkers verwerken wij bijkomend mogelijk onderstaande gegevens. Uiteraard zal dit in grote mate afhankelijk zijn van welke gegevens u zelf aan ons wenst te verstrekken in functie van uw sollicitatie.

 

  • Naam + contactgegevens;
  • Werkgerelateerde gegevens (cv, aanbevelingsbrief);
  • Persoonlijke en persoonlijkheidsgegevens;
  • Contactgegevens;
  • Media.

 

 

4. Voor welke doeleinden verwerken wij uw gegevens?

De persoonsgegevens worden uitsluitend verwerkt binnen het kader van de activiteiten van de onderneming en met name voor volgende doeleinden:

 

  • ter uitvoering van onze dienstverlening op het gebied van evenementen in de meest ruime zin;
  • voor het beheer van onze klantenadministratie;
  • om je informatie te verschaffen over aanbiedingen, evenementen en andere evenementen die door de Greenhouse Talent groep worden georganiseerd, bijvoorbeeld via mailings (e-mail of post);
  • ter verbetering van haar dienstverlening (bijvoorbeeld via enquêtes);
  • ter registratie van bezoekersgegevens van (onderdelen van) haar websites;
  • ter uitvoering van marktonderzoeken;
  • ter verbetering en beveiliging van haar websites;
  • ter promotie van onze evenementen waaronder het versturen van nieuwsbrieven of marketingcommunicatie, behavioural advertising, het tonen van speciaal voor jou opgezette advertenties, ook op site’s van derden via advertentienetwerken;
  • analyse van bezoekers van evenementen;
  • in het kader van een sollicitatieproces;
  • in het kader van juridische geschillen of procedures;
  • in het kader van wettelijke verplichtingen, overheidsvereisten en/of auditvereisten;
  • relaties met potentiële of bestaande partners te ontwikkelen en te onderhouden;

 

 

5. Op basis van welke verwerkingsgronden verwerken wij uw gegevens?

Wij verwerken uw gegevens enkel voor zover gebaseerd op één van de verwerkingsgronden die worden opgesomd in de GDPR, en zoals hierna weergegeven. Wij verwerken niet meer en geen andere soorten gegevens dan deze die nodig zijn voor deze doeleinden.

 

Wettelijke verplichting

Bepaalde gegevens worden door ons verwerkt om te voldoen aan wettelijke of reglementaire verplichtingen die op ons rusten. Bijvoorbeeld in het kader van fiscale en boekhoudkundige verplichtingen, veiligheidsverplichtingen inzake georganiseerde evenementen of op het gebied van gegevensbescherming.

 

Noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst

Bepaalde gegevens worden door ons verwerkt omdat het noodzakelijk is voor het aangaan, uitvoeren of beëindigen van een overeenkomst met u als betrokkene. Bijvoorbeeld voor het contacteren, inplannen, reageren op een verzoek of opvragen van informatie in het kader van het gebruiken van onze diensten, maar ook de effectieve uitvoering van de contractuele opdracht in het kader van onze hoofdactiviteit, teneinde u onze dienstverlening te kunnen verschaffen of die van u te kunnen ontvangen.

 

Gerechtvaardigd belang

Bepaalde gegevens worden door ons verwerkt op basis van ons gerechtvaardigd belang die in specifieke gevallen zwaarder weegt dan enig mogelijk nadeel voor uw rechten:

  • Marktonderzoek en -analyse uitvoeren, om onze evenementen en diensten te verbeteren;
  • Voor onze marketingdoeleinden naar bestaande klanten toe, om je informatie te verschaffen over aanbiedingen, concerten en andere evenementen. Denk dan bijvoorbeeld aan e-mails met concertinformatie of alerts per email over soortgelijke evenementen;
  • Voor het waarborgen van jouw veiligheid en die van andere bezoekers tijdens onze evenementen;
  • Om onwettig gedrag te voorkomen of op te sporen, om onze wettelijke rechten te beschermen of te handhaven of in andere gevallen toegestaan door de wet.

 

Toestemming

Bepaalde gegevens worden door ons verwerkt op basis van uw toestemming. Bijvoorbeeld voor het promoten van onze activiteiten voor marketingdoeleinden aan niet-klanten; het gebruik van analytische, marketing en social-media cookies; het delen van gegevens aan een partnerovernemingen; het inschrijven op onze nieuwsbrieven. Medische gegevens, bijvoorbeeld in het kader van toegankelijkheidsvereisten om een event, worden enkel mits toestemming verwerkt.  Gegevens van sollicitanten na de aanwervingsprocedure zullen enkel bijgehouden worden mits toestemming.

 

 

6. Oorsprong van de gegevens

De meeste gegevens die wij verwerken van u hebben we ook rechtstreeks van u verkregen. Binnen het kader van onze dienstverlening is het mogelijk dat wij gegevens van u verkrijgen via externe dienstverleners of openbare bronnen.

 

 

7. Met wie delen wij uw gegevens?

Wij delen uw gegevens niet door aan derden, tenzij wanneer dit strikt noodzakelijk is in het licht van hogervermelde doeleinden, of indien wij daartoe wettelijk verplicht zijn.

 

Wij kunnen uw gegevens delen binnen de Greenhouse Talent groep en alle ondernemingen die afhangen van deze groep.

 

Waar nodig doen wij een beroep op externe dienstverleners (verwerkers), ter ondersteuning van onze operationele doeleinden zoals het beheer van onze websites en IT-systemen. Deze externe dienstverleners voeren desgevallend bepaalde verwerkingen van gegevens uit namens ons. Wij zullen uw gegevens slechts delen met deze externe dienstverleners in de mate dat dit nodig is voor het desbetreffende doel. De gegevens mogen door hen niet voor andere doeleinden worden gebruikt. Bovendien zijn deze dienstverleners contractueel gebonden om de vertrouwelijkheid van uw gegevens te waarborgen door middel van een "verwerkersovereenkomst” die met deze partijen werd gesloten.

 

Concreet heeft dit tot gevolg dat wij uw gegevens, voor zover relevant in uw situatie, met de volgende derden delen voor de volgende doeleinden, waarbij deze derden in bepaalde gevallen optreden als verwerkers namens ons:

 

  • Mede-promotors, eventpartners, partnerondernemingen, concertgebouwen, beveiligingsfirma’s die specifieke diensten organiseren of leveren bij een evenement of voor merchandising doeleinden;
  • Postbedrijven, transport- en bezorgbedrijven indien wij u iets moeten toezenden per post;
  • Betalingsdienstverleners indien wij betalingen van u ontvangen, of omgekeerd;
  • Externe vertegenwoordigers en consultants of enige andere partijen die betrokken zijn in het kader van onze hoofd- of nevenactiviteiten;
  • De verwerkers die ons op IT-gebied bijstaan bij het uitbaten van onze organisatie, met het oog op een veilig en efficiënt digitaal gegevensbeheer binnen onze organisatie;
  • Overheidsorganen, gerechtelijke instanties en beoefenaars van gereglementeerde beroepen zoals boekhouders en advocaten, met het oog op de naleving van onze wettelijke verplichtingen en verdediging van onze belangen, voor zover vereist.

 

Het is mogelijk dat algemene groepsgegevens worden doorgegevens aan concertzalen of andere locaties waar onze evenementen plaatsvinden, om een demografisch rapport te kunnen opstellen. Deze gegevens zijn geanonimiseerd en kunnen niet aan u worden teruggekoppeld.

 

 

8. Hoe lang bewaren wij uw gegevens?

Wij bewaren uw gegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor de gegevens zijn verzameld of worden verwerkt. Aangezien de termijn waarvoor de gegevens kunnen worden bijgehouden afhangt van de doeleinden waarvoor de gegevens zijn verzameld, kan de opslagperiode in elke situatie variëren. Soms zal specifieke wetgeving ons verplichten de gegevens bij te houden voor een bepaalde periode. Onze bewaartermijnen zijn steeds gebaseerd op wettelijke vereisten en een afweging van uw rechten en verwachtingen met hetgeen nuttig en nodig is voor het vervullen van de doeleinden. Na afloop van de bewaartermijn worden uw gegevens gewist of geanonimiseerd.

 

 

9. Waar bewaren wij uw gegevens en hoe worden deze beschermd?

Wij voorzien passende veiligheidsmaatregelen op technisch en organisatorisch vlak, om binnen het kader van onze activiteiten de vernietiging, het verlies, de vervalsing, de wijziging, de onbevoegde toegang of onrechtmatige kennisgeving aan derden te vermijden alsook elke andere niet toegestane verwerking van deze gegevens.

 

Daarnaast hebben wij er ook aandacht voor dat de verwerkers op wie wij beroep doen eveneens passende veiligheidsmaatregelen treffen om risico’s op incidenten zo veel als mogelijk te beperken.

 

Indien uw gegevens bij het gebruik van specifieke diensten of softwaretools, buiten de Europese Economische Ruimte (EER) verwerkt worden, zal dit uitsluitend gebeuren in/naar landen waarvan de Europese Commissie heeft bevestigd dat ze een passend beschermingsniveau van uw gegevens waarborgen, of zullen er maatregelen genomen worden om de rechtmatige verwerking van uw gegevens in deze derde landen te verzekeren.

 

 

10. Wat zijn uw rechten?

U beschikt over diverse rechten met betrekking tot de gegevens die wij van u verwerken. Indien u een beroep wenst te doen op één van de hiernavolgende rechten, gelieve onze GDPR-verantwoordelijke te contacteren via de contactgegevens opgenomen onder de eerste titel van deze Privacy Policy.

 

Recht van inzage en kopie

U heeft het recht om uw gegevens in te zien en hiervan een kopie te krijgen. Onder dit recht valt ook de mogelijkheid om verdere inlichtingen te vragen omtrent de verwerking van uw gegevens, onder meer wat betreft de categorieën van gegevens die van u verwerkt worden en voor welke doeleinden dit gebeurt.

 

Recht van aanpassing of rectificatie

U heeft het recht om uw gegevens te laten aanpassen indien u meent dat wij beschikken over onjuiste gegevens.

 

Recht van gegevensuitwissing (recht op vergetelheid)

U heeft het recht om te vragen dat wij uw gegevens zonder onredelijke vertraging wissen. Wij zullen echter niet altijd in staat zijn om een dergelijk verzoek in te willigen, onder meer wanneer wij de gegevens nog nodig hebben in functie van een lopende overeenkomst, of wanneer het bijhouden van bepaalde van uw gegevens gedurende een bepaalde termijn wettelijk verplicht is.

 

Recht op beperking van verwerking

U heeft het recht om de verwerking van uw gegevens te beperken. Op die manier wordt de verwerking tijdelijk stopgezet tot er bijvoorbeeld zekerheid is over de juistheid ervan.

 

Recht op het intrekken van uw toestemming

Wanneer de verwerking is gebaseerd op uw toestemming, dan heeft u het recht om deze toestemming op elk moment terug in te trekken door ons te contacteren. Voor marketingberichten die u via e-mail van ons ontvangt op basis van uw toestemming, kan u deze toestemming eenvoudig intrekken door op de uitschrijflink te klikken onderaan een dergelijk bericht.

 

Recht van bezwaar

U heeft het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw gegevens die is gebaseerd op het gerechtvaardigd belang. Dit dient te gebeuren op basis van specifieke met uw situatie verband houdende redenen. U kan eveneens bezwaar maken tegen het gebruik van uw gegevens ten behoeve van direct marketing. Bij marketingberichten per e-mail zal steeds een opt-out voorzien zijn.

 

Bij uitschrijving op de nieuwsbrief van Greenhouse Talent is het nog steeds mogelijk om andere nieuwsbrieven van onze partners te ontvangen. Om u hiervoor uit te schrijven, is een afzonderlijke opt-out vereist.

 

Recht op overdraagbaarheid

U heeft het recht om uw gegevens die u zelf aan ons verstrekt heeft met uw toestemming of in uitvoering van een overeenkomst, in elektronische vorm te verkrijgen. Op die manier kunnen ze makkelijk aan een andere organisatie worden overgedragen. U heeft bovendien het recht om ons te verzoeken om uw gegevens rechtstreeks over te dragen aan een andere organisatie, indien dit technisch mogelijk is.

 

Recht om klacht in te dienen bij uw toezichthoudende autoriteit

Indien u van mening zou zijn dat wij uw gegevens op een onjuiste manier verwerken, beschikt u steeds over het recht om een klacht in te dienen bij uw toezichthoudende autoriteit op het gebied van gegevensbescherming.

 

Voor België:

Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA)

Drukpersstraat 35

1000 Brussel

[email protected]

 

Voor Nederland:

Autoriteit Persoonsgegevens

Postbus 93374

2509 AJ Den Haag

 

 

11. Hoe kan u uw rechten uitoefenen?

U kan uw rechten uitoefenen door ons te contacteren, hetzij per e-mail naar [email protected] of per post naar één van de maatschappelijke zetels van onze groep mits bijvoeging van een kopie van de voorzijde van uw identiteitskaart of een ander document waarmee u geïdentificeerd kan worden. De kopie zal enkel gebruikt worden om u te identificeren overeenkomstig de GDPR.

 

 

12. Wijzigingen

Wij behouden ons het recht voor om deze Privacy Policy te wijzigen. De meest recente versie is te allen tijde beschikbaar op onze websites. De datum waarop deze Privacy Policy voor het laatst gewijzigd is, kan u bovenaan terugvinden. In geval van een substantiële wijziging van de Privacy Policy, zullen wij de betrokkenen op wie dit een impact kan hebben, hiervan zo mogelijk rechtstreeks informeren.

Tickets